외부 공유 문서 파일은 엑셀이 최고?

외부 공유 문서 파일 형식

외부 업체에 문서를 전달할 일이 생겼습니다. 이런 경우 어떤 파일 형식으로 전달하시나요? MS워드? 파워포인트? 한글? 이런 고민을 하는 이유는 문서 파일을 받는 쪽이 어떤 프로그램을 사용하는지 모를 때입니다. 문서를 요청한 분이 파일 형식을 지정했다면 그 형식에 맞추어 보내면 되는데, 애써 MS워드로 작성해서 보냈더니 자기네는 한글만 쓴다고 다시 작성해서 보내 달라고 하면 참 난감하지요.

그래서 PDF를 사용하기도 합니다, 이런 경우를 위해서 만들어진 것이 아크로벳 PDF이니까요. 그러나 외국 업체는 PDF를 많이 사용하는 것 같은데, 국내에서는 그렇게 많이 사용하는 것 같지가 않아요. 온라인에서 찾은 자료가 PDF라면 몰라도 대부분 문서 파일로 작성해서 보내기를 바랍니다. 습관이기도 하지만, 다른 문서에 재활용하기가 편해서 이기도 합니다. 때로 양식을 만들지 말고 내용만 작성해서 달라는 경우도 많습니다. 자기네 양식을 이용하겠다는 것이죠. 매우 합리적인 요청입니다.

PDF로 보낼 수 있다면 편하기는 합니다. 윈도우10을 사용한다면 아크로뱃 프로를 구매할 필요도 없지요. 프린터 장치로 등록되어 있어서 PDF로 인쇄하기만 하면 됩니다. 아쉬운 점은 아크로벳 리더는 무료이지만, 설치해야 한다는 것입니다. 주변에서 아무리 많이 사용해도 내 담당자가 사용하지 않으면 역시 불편한 파일을 던져준 꼴이죠. 더욱이 PDF 파일은 재사용하기가 어렵습니다. 이 점은 장점이기도 하지만, 반면에 단점도 됩니다. 업체끼리 협업하면서 참고하라고 준 문서가 상대방에게 재료가 되어야 하는데 도움이 되지 못한다면 그분께 실례되는 것 같기도 하고요.

외부 공유 문서로 엑셀 파일은 어떨까?

이런 경우 혹시 엑셀을 사용해 보셨나요? 경험으로 말씀드립니다만, 검색한 자료나 테스트 결과 자료 같은, 특히 문서 형식에 따르지 않고 작성해도 되는 것은 엑셀로 보내면 탈이 없습니다. MS 오피스를 사용하는 분이라면 당연히 엑셀을 사용합니다. 엑셀을 사용하지 않더라도 프로그램 설치 없이 문서를 열어 볼 수 있지요. 당연하죠. 그리고 재미있게도 한글을 사용하는 분도 엑셀을 사용하는 분이 많은 것 같아요. 한글에 시트가 있는데도 말이죠.

엑셀로 문서를 작성하면 장점이 많습니다. 수치 데이터를 쉽게 도표로 작성할 수 있고 탭이 있어서 내용을 구분해서 보낼 수 있습니다. 단, 탭은 조심하셔야 하는데 상대방이 보이는 것만 전부인 줄 아는 경우가 있어서요. 탭을 여러 개 나누어서 문서를 작성했는데, 첫 번째 탭만 보고 그게 다인 줄 아는 것이죠. 그래서 탭을 여러 개 나누어서 보낸다면 메일로 꼭 탭 구성에 대해 설명 글을 넣습니다.

▲ 특히, 탭 하나에 관련된 사진을 모아서 보내 주면 좋아하는 분이 많아요. 고맙다는 얘기도 듣는데요, 그분도 문서를 작성해야 하는데, 사용하든, 사용하지 않든 성의가 보인다는 것이죠.

상대방에게 물어보면 될 것을 왜 엑셀?

그냥 상대방에게 물어보면 되지, 굳이 엑셀을 추천하는가 하실 수 있습니다. 제일 확실한 방법이지요. 물론, 저도 문서 파일 형식을 꼭 확인합니다. 그럼에도 엑셀을 추천하는 이유는 평소에 자료를 엑셀로 정리하기 때문입니다. 엑셀로 자료를 정리하는 습관으로 엑셀 다루는 게 쉬워졌고, 만들어진 엑셀 파일을 그대로 전달할 수 있다면 할 일이 줄어듭니다.

상대방에게 어떤 파일 형식으로 보낼지 물어볼 때 엑셀로 정리해서 보내 드려도 되냐고 물어보면 거의 다 좋다는 답변을 받았습니다.

외부 공유 문서로 엑셀을 생각한 것은 유독 엑셀만 사용하는 분을 뵌 적이 있어서입니다. 이분은 MS 오피스를 설치했는데도 워드·파워포인트 다 필요 없어요. 대학 교수님이셨는데, 모든 문서가 엑셀. 한마디로 엑셀을 워드처럼 사용했습니다. 엑셀은 훌륭하지만, 워드만큼 문서를 작성하는데 편하지 않는데 왜 엑셀을 사용하시느냐 물어보았습니다. 어떻게 보면 좀 답답해 보이기도 하고, 만들어진 문서가 썩 예뻐 보이지도 않았습니다. 좀 어수선하다고 할까요?

그러나 그 교수님은 답변은 명쾌했고 엑셀 사랑이 대단했습니다. 엑셀의 장점을 설명해 주는데, 자료 위주로 문서를 작성하는 데는 엑셀이 매우 훌륭하다는 깨닫게 되었습니다. 도표를 쉽게 넣을 수 있고요, 필요하면 계산식을 넣어서 수치만 바꾸면서 빠르게 확인해 줄 수도 있습니다. 특정 자료에 대해서는 강조하기도 좋습니다. 쎌에 모아 놓고 테두리를 두껍게 칠하면 됩니다. 빨간색으로 둘러도 되고요.

그리고 무엇보다도 엑셀 파일로 던져 주면 군말이 없다는 말씀이 띵~ 공감이 되었습니다. 아! 그렇구나!!

이후로 그 교수님 덕분에 엑셀을 자주 사용하게 되었습니다. 물론, 문장이 많은 문서는 MS워드가 편합니다. 엑셀에서는 도형에 있는 텍스트 상자를 배치하면서 글을 넣어야 해서 문서를 작성하는데 더딥니다. 셀 안에 Alt-Enter 키로 행을 바꾸면서 입력해 보았지만, 나중에 수정하고 꾸미기에는 도형의 텍스트 상자가 더 편합니다.

업체와 협업하는 일이 많고 문서로 공유하는 일이 많다면 엑셀을 사용해 보세요. 처음에는 워드보다 작업이 느려서 답답하기는 하지만, 한 번 만들어 놓으면 워드보다 자료 활용하기가 좋습니다.